Las 6 columnas que necesita una planilla de cobro
La mayoría de los tesoreros parte con dos columnas: el nombre del alumno y un ticket cuando pagó. Aguanta hasta la primera actividad extra, cuando alguien paga la mitad, otro paga dos meses juntos y un tercero deposita sin avisar.
Con estas seis columnas la planilla responde cualquier pregunta que te hagan en una reunión:
- Fecha: la del movimiento en el banco, no la del día que lo anotaste. Cuando cuadres contra la cartola te vas a agradecer esta distinción.
- Alumno: quién paga. Escribe siempre el nombre completo. Dos "Martina" en un curso son suficientes para arruinarte un semestre.
- Concepto: cuota de marzo, rifa, paseo. Sin esto no puedes rendir por actividad, que es justo lo que el curso pregunta.
- Monto: en pesos, sin puntos ni símbolos raros, para que las sumas funcionen.
- Método: transferencia o efectivo. El efectivo es el que después nadie recuerda haber recibido.
- Estado: identificado o por resolver. Esta es la columna que casi ninguna planilla trae, y la que más problemas evita.
Agrega una columna de glosa del banco
El error que convierte a un apoderado que pagó en moroso
En la cuenta del curso conviven dos cosas que se ven parecidas y significan lo contrario. Una transferencia que llegó con la glosa "pago", sin nombre: la plata está en la cuenta, pero no sabes de quién es. Y una cuota impaga: la plata no llegó.
Si las anotas en el mismo saco, la familia que depositó desde la cuenta del abuelo aparece debiendo. Le escribes para cobrarle, te contesta con la captura de la transferencia, y esa conversación te va a perseguir hasta diciembre.
El moroso de tu lista, muchas veces, es un pago que todavía no tiene nombre.
Por eso la columna de estado. Un pago "por resolver" suma al total de la cuenta, porque el dinero está ahí, pero no le baja la deuda a nadie hasta que averigües de quién es. El día que alguien reclame su pago, mueves esa fila a "identificado" y le pones el nombre.
Revisa los por resolver antes de mandar cualquier recordatorio
Descarga la planilla
Armamos una con las seis columnas, la de glosa y una hoja de resumen que se calcula sola. Son cinco hojas: instrucciones, alumnos, registro de pagos, resumen y gastos. Se abre en Excel, Google Sheets, Numbers o LibreOffice, y se descarga sin dejar correo.
La hoja "Registro de pagos". Cada transferencia con su estado, y lo que llegó sin nombre separado de la morosidad.
La rutina que la mantiene viva
Una planilla se muere por abandono, no por diseño. Estas dos costumbres bastan para que llegue entera a diciembre:
- Un día fijo a la semana, abre la cartola del banco y anota lo que llegó. Los domingos en la noche funcionan bien porque nadie te interrumpe. Lo que no anotaste el mismo día, en tres semanas ya no lo reconstruyes.
- Un mensaje mensual al curso con tres números: cuánto entró, cuánto se gastó y cuánto queda. El curso que ve los números pregunta menos y paga antes.
Guarda además los comprobantes en una carpeta compartida, con el nombre del archivo igual a la fecha del movimiento. La planilla te dice cuánto; la carpeta demuestra que es cierto.
Dónde la planilla deja de rendir
Vale la pena decirlo con honestidad, porque cambiar de herramienta antes de tiempo es tan malo como quedarse pegado con la planilla. Con un curso chico, un tesorero ordenado y una actividad al año, la planilla te sirve y no necesitas nada más.
Se rompe en cuatro situaciones concretas:
- Entran varias manos. La presidenta corrige una fila, tú corriges otra, y aparecen dos versiones del mismo archivo con totales distintos.
- La cartola crece. Copiar treinta transferencias a mano cada semana toma una hora, y un monto mal pegado descuadra todo lo demás sin que te enteres.
- Los apoderados preguntan uno por uno. Terminas mandando capturas por privado a quince personas, y de paso exponiendo quién debe.
- Llega la rendición. Cuando el curso pide el detalle del año, la planilla tiene los datos pero no el respaldo, y armar el informe te toma un fin de semana.
Cuándo conviene pasar a una app
Si reconociste dos o más de esas cuatro situaciones, el problema ya no es de orden sino de volumen, y ninguna planilla lo resuelve con más columnas.
CajaCurso hace lo mismo que la planilla que acabas de descargar, con las partes aburridas automatizadas: lees la cartola del banco y se transforma en pagos sin que copies nada, cada apoderado tiene su enlace para ver su estado sin escribirte, los comprobantes salen solos y la rendición está lista cuando la piden. El concepto de "pago por resolver" está adentro tal cual lo describimos aquí, porque salió de tesoreros reales que se quemaron cobrándole dos veces a la misma familia.
El primer curso es gratis y no pide tarjeta. Y si tu curso funciona bien con la planilla, quédate con la planilla: para eso la publicamos.
Para decidir con más detalle, revisa la comparación entre CajaCurso y Excel o la guía de tesorería escolar.
Preguntas frecuentes
¿Qué columnas necesita una planilla de cobro del curso?
Como mínimo: fecha, alumno, concepto, monto, método de pago y estado. La columna de estado es la que casi todas las planillas olvidan y la que evita cobrarle dos veces a quien ya pagó, porque separa el pago identificado del que llegó sin nombre.
¿Sirve una planilla de Excel para llevar la tesorería del curso?
Sí, y para muchos cursos es suficiente. Funciona bien con pocos alumnos, un tesorero que la mantiene y una o dos actividades al año. Se complica cuando entran varias manos a editarla, cuando hay que copiar la cartola del banco a mano cada semana o cuando toca rendir cuentas ante el curso.
¿Qué es un pago por resolver?
Una transferencia que llegó a la cuenta del curso sin que se sepa de quién es, porque la glosa del banco no trae el nombre. El dinero está, pero todavía no tiene dueño. Anotarlo aparte evita que esa familia aparezca como morosa cuando en realidad ya pagó.
¿Cómo comparto el estado de las cuotas con los apoderados?
Con una planilla se suele mandar una captura o el archivo al grupo, cuidando no exponer los nombres de quienes deben. En CajaCurso existe un enlace de consulta para las familias que muestra el estado del curso sin darles acceso a editar nada.
¿La planilla de CajaCurso es gratis?
Sí. Se descarga sin dejar correo ni crear cuenta, en Excel o como copia de Google Sheets, y se puede editar a gusto.