Cómo crear tu curso
Si eres el nuevo tesorero del curso y no sabes por dónde partir, esto te toma dos minutos. Creas el curso una vez y desde ahí registras pagos, gastos y compartes el estado con las familias.
Cómo llevar la caja del curso, paso a paso
Guías con pantallazos de la app de verdad, en el orden en que las vas a necesitar. Cada una se puede descargar en PDF para mandarla por WhatsApp.
Partir
Lo primero, y donde más gente se queda pegada.
Carga la lista del curso
Antes de cobrar nada necesitas la lista. Y no hace falta teclear treinta nombres: si ya tienes la lista en un Excel — la que te pasó el colegio o la directiva — la subes tal cual y el curso queda cargado en un minuto.
Se fue un alumno, llegó uno nuevo
Ningún curso termina el año con la misma lista con que lo empezó: alguien se cambia de colegio en junio, llega una niña nueva en agosto. Las dos cosas se arreglan en un minuto — y la pregunta que importa es qué pasa con lo que esa familia ya había pagado.
Suma a la directiva y dale a cada una lo justo
La caja del curso no la lleva una sola persona: está la presidenta que quiere ver cómo va la recaudación, la delegada que sale a comprar y necesita anotar los gastos, y tú. En Curso y equipo las invitas por correo y decides, módulo por módulo, quién puede mirar y quién puede escribir.
Cobrar
Lo que haces todas las semanas.
Cobra la cuota y registra el primer pago
Esto es el corazón de la tesorería: defines cuánto se cobra y después anotas quién pagó. Con eso, en cualquier momento sabes quién va al día y quién no, sin revisar la libreta ni el historial del banco.
Cuando la cuota no es de marzo a diciembre
Hay cursos que cobran una vez por semestre, otros que parten en abril porque en marzo nadie junta plata, y otros que cierran en noviembre. Todo eso se declara al crear la cuota, y la app deja de inventar deuda en los meses que tu curso no cobra.
Cuando no pagan la cuota justa: abonos y meses adelantados
En la vida real casi nadie transfiere los $8.000 exactos el día 5. Uno manda la mitad, otro junta tres meses y los paga de una, y siempre hay alguien que se adelanta. Todo eso se anota tal como llegó — la app lleva la cuenta de qué mes queda cubierto y cuánto falta.
Cobra una actividad puntual con opciones y precios distintos
El paseo, la once, los huevos de Pascua: un cobro de una sola vez, aparte de la cuota. Y casi siempre con la misma complicación — no todos pagan lo mismo, porque unos van con acompañante y otros no. La actividad puntual está hecha justo para eso.
Llegó plata que no es de un alumno
El premio del Centro de Padres, el aporte del colegio, la donación de una empresa, lo que puso un profesor. Entra a la caja del curso igual que una cuota, pero no le corresponde a ninguna familia — y ahí es donde mucha gente se traba y termina inventando un alumno para poder anotarlo.
Manda el recordatorio de cuota por WhatsApp
Cobrar es lo incómodo del cargo: hay que escribirle a cada familia, acordarse de qué meses debe cada una y no equivocarse. La app arma ese mensaje sola, con los meses que corresponden y el enlace personal de esa familia adentro. Tú solo aprietas enviar.
Mándale a cada apoderado su enlace de pagos
"¿Cuánto debo?" es la pregunta que más veces vas a contestar en el año. Cada familia tiene un enlace propio con su estado al día: lo mandas una vez y dejan de preguntarte, porque lo pueden mirar cuando quieran sin depender de ti.
Que el comprobante llegue solo al apoderado
Registrar el pago y después mandar el comprobante es dos veces la misma pega, y la segunda se olvida. Con el Plan Pro se activa una vez y listo: cada pago que anotes le llega por correo a la familia, con el PDF adjunto — y tú puedes ver cuáles llegaron.
Reenvíale el comprobante al bot y queda registrado
Los apoderados te mandan el comprobante por WhatsApp igual, eso no lo va a cambiar nadie. Lo que cambia con el Plan Pro es lo que haces después: en vez de abrir la app y teclear el pago, le reenvías esa misma foto al bot, revisas lo que te propone y confirmas.
Sube la cartola del banco y deja de teclear pagos
Un mes de cuotas son treinta transferencias que alguien tiene que anotar una por una. Con el Plan Pro subes la cartola del banco —el PDF tal como te lo manda el banco, con clave y todo— y la app te devuelve los movimientos ya emparejados con los alumnos del curso.
Rifa de venta directa: vender números y sortear
La rifa clásica: el curso tiene un talonario, tú vendes los números y anotas quién compró cada uno. CajaCurso lleva qué números están vendidos, cuánto se juntó y quién ganó — y cada venta entra a la caja del curso sin que tengas que anotarla dos veces.
Rifa de talonario por alumno: entregar, cerrar y sortear
Acá no vendes tú: cada alumno se lleva su talonario y sale a vender. Tu pega es otra — llevar quién rindió, quién rindió a medias y quién no ha traído nada, sin la libreta con nombres tachados que termina siendo la fuente de todas las peleas.
Me equivoqué en un pago: editar, reasignar, devolver o anular
Va a pasar: anotaste $8.000 donde eran $6.000, cargaste la cuota de marzo a la familia equivocada, o le devolviste la plata a alguien que se cambió de colegio. Todo eso se arregla, y ninguna de las cuatro acciones borra el historial — que es justamente lo que te salva cuando toque rendir cuentas.
Llevar la caja y rendir
Para que la reunión de fin de mes no te tome la noche anterior.
Registra un gasto del curso
La otra mitad de la caja. Si solo anotas lo que entra, en la reunión de fin de año te van a preguntar en qué se fue la plata y vas a estar buscando boletas en el bolsillo. Anotar el gasto cuando ocurre toma veinte segundos y te ahorra esa tarde.
Mira quién debe y rinde cuentas
Es para lo que sirve todo lo anterior. Si vienes registrando los pagos y los gastos, la rendición ya está hecha: no hay que armar nada la noche antes de la reunión, y las familias pueden ver el estado del curso sin que les mandes pantallazos.
Cuando cambia el tesorero
Fin de año o cambio de directiva.
Cómo pasarle el curso a otro tesorero
Fin de año, cambio de directiva, o simplemente ya no eres tú quien lleva la caja. Traspasar el curso no borra nada: alumnos, pagos, gastos, actividades, rifas y los enlaces que ya compartiste con los apoderados quedan igual. Lo único que cambia es quién es el propietario.
La app en tu teléfono
Se hace una vez, cuando quieras, y vale para todo el año.
Instala la app en Android
CajaCurso se instala como una app, con su ícono junto al resto, pero no pasa por Play Store: se agrega desde el mismo sitio, en menos de un minuto y sin descargar nada. Y con la app en el teléfono, el pago se anota cuando llega el comprobante — no después.
Instala la app en iPhone
CajaCurso se agrega a la pantalla de inicio como una app más, sin pasar por la App Store. En iPhone hay una razón extra para hacerlo: los avisos de pago solo funcionan con la app instalada.
¿Tu duda no está acá?
En las preguntas frecuentes están las dudas sueltas: qué pasa con tus datos, cómo funciona el plan, quién puede ver qué.