Qué hace y qué NO hace
Lo hace la app
- Leer el PDF, aunque tenga contraseña
- Separar abonos (pagos) de cargos (gastos)
- Buscar a cada alumno por el nombre del apoderado
- Comprobar que los saldos cuadren fila a fila
Lo haces tú
- Descartar lo que no es del curso
- Asignar los que no reconoció
- Decir a qué cuota o actividad va cada uno
- Confirmar
Sirve .pdf, .xlsx, .xls y .csv. El único PDF que no se puede leer es el escaneado como imagen: si tu banco te da un PDF de verdad —el que descargas desde la web—, sirve.
Dos cosas antes de subirla
Los movimientos entran como históricos. No se manda ni un correo ni un WhatsApp a las familias, aunque tengas el envío automático activado. Es lo correcto para ponerse al día con tres meses atrasados — pero significa que si quieres que le llegue el comprobante, ese pago hay que registrarlo por la vía normal.
El texto de la cartola pasa por un servicio de inteligencia artificial para poder leer el formato de cada banco. Va el texto del documento, no tus claves ni tu acceso al banco — pero es bueno saberlo antes, sobre todo si el curso comparte cuenta con alguien más.
Paso a paso
6 pasosEntra a Pagos → Importar, pestaña "Cartola del banco"
Arrastras el archivo o lo buscas. Es el PDF tal como te lo mandó el banco: no hay que convertirlo, ni pasarlo a Excel, ni quitarle nada.
Pagos → Importar → Cartola del banco
Si el PDF tiene clave, te la pide
Casi todas las cartolas vienen protegidas —suele ser parte de tu RUT—. La app se da cuenta sola y te pide la contraseña; no la guarda, la usa para abrir el archivo y se acabó.
Importar cartola — PDF protegido
En un rato te muestra lo que encontró
Arriba, el recuento: cuántos pagos, cuántos gastos y cuántos quedaron sin alumno, con los totales del mes. Abajo, una fila por movimiento, con el alumno ya precargado cuando el nombre calzó.
Importar cartola — resultado
Y te dice si cuadra con el banco
Esta línea es la que da tranquilidad: la app recalcula el saldo corrido de la cartola y comprueba que la secuencia calce fila a fila. Si calza, no se perdió ni se inventó ningún movimiento al leer el PDF.
Revisa fila por fila
El alumno viene precargado por el nombre del apoderado, que es como suelen llegar las transferencias. Y la actividad viene sugerida cuando el monto calza con una sola: si el abono es de $8.000 y esa es la cuota, la app la pone y la marca como sugerida, para que sepas cuál puso ella y cuál pusiste tú. Si el monto calza con dos cosas a la vez, no sugiere nada y la eliges tú — más vale en blanco que equivocada.
Todo es editable: puedes cambiar el alumno o la actividad, dejarlos como ingreso general, corregir la fecha, o borrar la fila si ese movimiento no es del curso.
Importar cartola — pagos
Los cargos —la comisión, el giro, la compra— van en su propia tabla más abajo, para darlos de alta como gastos del curso. Lo que no corresponda, se borra.
Lo que falta, en tres casillas que dicen cuánto
Encima de la tabla hay tres casillas, y cada una trae su número: "Sin alumno" son los que llegaron con el nombre abreviado ("TRANSFERENCIA DE R ROJAS P") y los que de verdad no son de nadie del curso, como el arriendo del gimnasio; "Sin actividad", los que nadie dijo todavía a qué cobro van; y "Con aviso de monto", los que no calzan con el precio de la actividad que tienen puesta.
El número te sirve aunque no marques nada —te dice cuánto te queda—, y cuando llega a cero la casilla se apaga sola. Marcar una deja a la vista la lista corta con la que se termina el trabajo.
Importar cartola — sin alumno
Preguntas que siempre aparecen
Aparecen dos transferencias iguales el mismo día. ¿Es un error?
Un abono no es de nadie del curso.
¿Se van a duplicar los pagos que ya tenía anotados?
Mi banco entrega la cartola en Excel.
¿Hay un límite?
Rifa de venta directa: vender números y sortear
La rifa clásica: el curso tiene un talonario, tú vendes los números y anotas quién compró cada uno. CajaCurso lleva qué números están vendidos, cuánto se juntó y quién ganó — y cada venta entra a la caja del curso sin que tengas que anotarla dos veces.
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