El selector que resuelve esto
En el formulario de Pagos, el primer campo es "Origen del ingreso" y tiene tres opciones. La primera es la de siempre; las otras dos existen justo para esto.
Ingreso del curso
Sin alumno ni profesor: el premio, el aporte del colegio, la donación. Suma a la caja y no le descuenta deuda a nadie.
Por resolver
Llegó una transferencia y no sabes de quién es. La anotas igual para que la caja cuadre, marcada, y le pones nombre cuando averigües.
Las dos entran al mismo historial y salen en el mismo Excel. Lo único que cambia es a quién se le imputa — y en estos dos casos, a nadie.
Lo que conviene NO hacer: crear un alumno para poder anotarlo
Es la salida que encuentra casi todo el mundo, y trae cola: ese alumno inventado aparece en la lista del curso, entra en las cuotas —así que le empieza a aparecer deuda—, ensucia el porcentaje de morosidad y sale en el enlace que ven las familias.
Si ya lo hiciste, se arregla en dos pasos: registra el ingreso como corresponde y después da de baja o elimina al alumno inventado.
Paso a paso
6 pasosEntra a Pagos y abre el formulario
Pagos es el historial de todo lo que entra al curso. El botón "Registrar pago" despliega el formulario ahí mismo, sin cambiar de pantalla.
Pagos
Los cobros de una cuota o una actividad no se registran acá: van desde su propia pantalla, tocando el mes del alumno. Esta pantalla es para el resto.
Cambia el origen del ingreso
Viene en "Alumno o alumna", que es lo más común. Ábrelo: las otras dos opciones son las de esta guía.
Pagos — registrar pago
"Ingreso del curso": monto y listo
Al elegirlo desaparece el campo del alumno — que es exactamente el punto. Queda el monto, la fecha y la forma de pago.
Pagos — ingreso del curso
Si el ingreso es de una actividad —lo que puso el colegio para el paseo, por ejemplo— elígela en "Actividad": así suma a lo recaudado de esa actividad y no solo a la caja general.
Queda en el historial como un ingreso más
Con su número de comprobante correlativo, su recibo en PDF y su forma de pago. En la columna de la persona dice "Ingreso del curso", para que se distinga de un pago de familia.
Pagos — detalle
¿Y si no sabes de quién es? "Por resolver"
El caso clásico: llegó una transferencia a la cuenta del curso y el nombre del que transfiere no te dice nada. Anótala igual — si no, tu caja deja de cuadrar con el banco — y márcala como por resolver.
Pagos — por resolver
Queda marcada, y con su propia pestaña
Sale con la etiqueta "Por resolver" y aparece una pestaña con el contador de cuántas te faltan. Cuando averigües de quién era, la editas y le pones el alumno: deja de estar pendiente y le descuenta la deuda a esa familia.
Pagos — pestaña Por resolver
Preguntas que siempre aparecen
¿Cómo dejo por escrito de qué era el ingreso?
Un profesor puso plata de su bolsillo.
¿Suma en el balance y en los reportes?
Ya había creado un alumno falso para anotar esto.
Manda el recordatorio de cuota por WhatsApp
Cobrar es lo incómodo del cargo: hay que escribirle a cada familia, acordarse de qué meses debe cada una y no equivocarse. La app arma ese mensaje sola, con los meses que corresponden y el enlace personal de esa familia adentro. Tú solo aprietas enviar.
¿Todavía llevas la caja del curso en una planilla?
CajaCurso es gratis para tu primer curso y no pide tarjeta.