Dos cosas distintas que conviene no confundir
La cuota (o actividad)
Es lo que el curso acordó cobrar: la cuota mensual, la rifa, el paseo. Se crea una vez y queda de referencia para todos.
El pago
Es la plata que efectivamente llegó de una familia. Se anota cada vez, y se asocia a la cuota o actividad que está pagando.
Por eso el orden importa: primero la cuota, después los pagos. Y los pagos de una cuota o actividad se registran desde su propia pantalla ("Administrar"), tocando el mes del alumno: así el pago descuenta esa deuda. La pantalla Pagos del menú es para el resto de los ingresos — un aporte del colegio, de un profesor, una donación.
Paso a paso
6 pasosEntra a Actividades y crea la cuota
Es la pantalla donde vive todo lo que el curso cobra. Aprieta "Nueva cuota periódica".
Actividades
Ponle nombre y monto
El nombre es el que van a ver las familias ("Cuota del curso") y el monto es la referencia de cada período. Si el curso cambia el acuerdo, se edita después.
Nueva actividad — cuota del curso
La cuota queda creada
Desde ahora, cada alumno tiene su estado en esa cuota, y ahí es donde se van a ir reflejando los pagos.
Actividades — cuota creada
Entra a la cuota con "Administrar"
Acá vive todo lo de esa cuota: cuánto se lleva recolectado, quiénes están al día y una grilla con un cuadrito por alumno y por mes. Es el lugar donde vas a trabajar todo el año.
Cuota del curso — grilla por mes
Toca el mes del alumno que pagó
Ese cuadrito es el registro del pago. Se abre con el monto de la cuota ya puesto: si pagó justo eso, confirmas y listo.
Cuota del curso — registrar el pago
Los meses en ámbar son los que ya vencieron y están impagos; el del mes en curso aparece destacado. Así el atraso se ve de una pasada, sin buscarlo.
Listo: ese mes queda pagado
El cuadrito pasa a "Listo" y, arriba, lo recolectado sube y las cuotas atrasadas bajan. Sin planilla paralela: lo que ves es el estado real de la caja.
Cuota del curso — mes pagado
Preguntas que siempre aparecen
Un apoderado pagó la mitad. ¿Cómo lo anoto?
¿Y si me equivoqué en el monto?
Llegó plata que no es de un alumno (una donación, un aporte del colegio o de un profesor).
¿Los apoderados ven que pagaron?
Cuando la cuota no es de marzo a diciembre
Hay cursos que cobran una vez por semestre, otros que parten en abril porque en marzo nadie junta plata, y otros que cierran en noviembre. Todo eso se declara al crear la cuota, y la app deja de inventar deuda en los meses que tu curso no cobra.
¿Todavía llevas la caja del curso en una planilla?
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